WPS 表格条件格式设置与高亮显示技巧大全（实用教程）

在日常办公中，数据处理已成为不可或缺的一项技能。无论是财务报表、人事数据统计、销售走势分析，还是项目进度跟踪，表格中的信息往往庞大而复杂。如果仅依靠人工筛选关键数据，不仅效率低下，而且容易遗漏重要信息。此时，“条件格式”功能便成为高效处理数据的利器。而在 WPS 表格中，条件格式不仅功能丰富，而且操作灵活，可帮助用户将关键数据通过颜色、图标、高亮等方式直观呈现，使复杂数据一目了然。

相比传统 Excel，WPS 表格的条件格式在界面友好性和便捷度上进行了更多优化，适合不同水平的办公用户快速上手。许多人并不知道 WPS 的条件格式支持哪些功能，包括：自动高亮超过某值的数据、按区间着色、重复值标注、利用图标集展示趋势、按公式自定义条件、快速定位异常数据等。掌握这些技巧，可以显著提升你的数据分析效率，让你的报表呈现更专业。

例如，在处理销售数据时，我们可以通过条件格式自动高亮低于目标值的门店业绩；在人事表格中，可以标记即将到期的合同；在项目管理表里，可以自动标记逾期任务。甚至还可以使用颜色条、数据条、数据图标等可视化元素，将复杂数据转化为易懂的图形。

对于需要经常处理大量数据的办公人员、财务人员、数据分析员、行政人事主管，以及学生群体来说，掌握条件格式不仅能提升效率，更能提升整体办公专业度。本篇文章将通过清晰的结构、详细的 HTML 教程与实际案例，带你全面掌握 WPS 表格条件格式与高亮显示的使用技巧，帮助你将表格数据分析能力提升到新的高度。

接下来，让我们通过详细的图文逻辑与结构化讲解，深入学习 WPS 条件格式的各种实用技巧。

一、WPS 表格条件格式的基础概念与应用场景

条件格式是 WPS 表格中的一项数据可视化工具，可根据指定条件自动为单元格添加颜色、字体样式、图标和背景色，从而突出关键数据。常见应用场景如下：

• 财务：标记异常数据、预算超支、利润为负的项目；
• 销售：高亮低于目标销售额的门店或业务员；
• 人事：标记即将到期合同、异常考勤、重复身份证号；
• 数据分析：按趋势显示变化、按区间自动着色；
• 项目管理：标记逾期任务或进度低于预期的项目。

更详细功能说明可访问 WPS Office 官网 查看。

二、基础条件格式设置：从入门到熟练

1. 高亮大于、低于、介于某数值的数据

这是最常见的条件格式应用方式。

• 选中需要设置的区域。
• 点击“开始”菜单中的“条件格式”。
• 选择“突出显示单元格规则”。
• 根据需求选择“大于”“小于”“介于”等条件。

例如，如果你希望高亮显示低于 60 分的学员成绩，可设置为小于 60 自动标红。

2. 使用数据条快速可视化数据大小

数据条是一种非常直观的可视化方式，适合用于排名、占比等分析。

• 选中数据区域；
• 点击“条件格式”→“数据条”；
• 选择一种颜色或自定义格式。

数据条会按数值大小自动显示进度条，非常适用于销售业绩或 KPI 数据。

3. 使用色阶为不同区间自动着色

色阶可以根据数值深浅自动着色，适用于热力图式分析。

• 选区后点击“条件格式”；
• 选择“色阶”；
• 系统会自动按数据区间为单元格着色。

例如：深红表示值大，浅绿表示值小，快速识别数据差异。

4. 使用图标集展示趋势

图标集通常用于趋势分析，例如上升、下降、警告标记等。

• 选择“条件格式”→“图标集”。
• 可选择箭头、红绿灯、旗帜等样式。

三、进阶技巧：用自定义公式实现更多应用

1. 根据其他单元格条件高亮数据

这是许多用户不知道的功能，可以实现跨区域判断。

示例：如果某行的进度低于 50%，则高亮整行

操作步骤：

• 选中整行（例如 A2:D20）；
• 点击“条件格式”→“新建规则”；
• 选择“使用公式确定要设置格式的单元格”；
• 输入公式：=$D2<0.5；
• 设置高亮颜色即可。

2. 标记重复值与去重辅助

在人事或业务管理中，经常需要检查重复身份证号、工号或电话号码。

• 选择区域；
• 点击“条件格式”→“突出显示单元格规则”→“重复值”；
• 系统自动标红重复内容。

3. 按日期自动高亮即将到期项目

条件	使用公式示例
到期日期在未来 7 天	=AND($B2-TODAY()<=7,$B2>=TODAY())
已逾期项目	=$B2<TODAY()

通过这种方式，你可以在项目管理表格中自动监控风险点。

四、案例示例：制作一张“数据亮点自动高亮”的智能报表

假设你有一份销售报表，需要自动标记以下情况：

• 业绩低于目标：标红；
• 超过目标 20%：标绿；
• 前三名业绩：高亮金色；
• 生成整体趋势色阶。

1. 标记低于目标的数据

使用公式：

=B2<C2

2. 标记超过目标 20%

=B2>C2*1.2

3. 高亮前三名

可配合函数 RANK 或 LARGE 使用：

=RANK(B2,$B$2:$B$20)<=3

4. 为整体数据加色阶

直接使用条件格式中的“色阶”。

五、提升效率的小技巧：让条件格式管理更轻松

1. 使用“条件格式管理器”统一管理规则

• 可以查看当前区域所有已设置规则；
• 支持启用/关闭某条规则；
• 支持调整规则优先级。

2. 避免条件格式冲突

规则顺序具有优先级，如果两条规则冲突，可通过上下调整顺序解决。

3. 为整张表格创建通用规则模板

企业可以创建统一格式模板，让所有报表一致，提升专业度。